Začalo to prostě. Byl to jen malý e-shop s ručně dělanými svíčkami. Jenže pak přišly první objednávky z Německa, jedna faktura na položku DPH a najednou jsem zjistil, že všechny své účetní znalosti mám z filmu Šakalí léta. Věděl jsem, že potřebujeme pomoc, ale nevěděl jsem přesně jakou. Hledání účetního se pro nás stalo druhou, neplánovanou a frustrující prací na plný úvazek.
Zjistili jsme, že spousta firem nabízí sice komplexní služby, ale my jsme potřebovali něco jiného. Potřebovali jsme někoho, kdo nám pomůže hlavně s tím, čemu nerozumíme, ale nechce nás zatáhnout do drahého celopodnikového systému. Narazili jsme na oficiální web Prouspechcz, což byla služba, která se prezentovala trochu odlišně – jako pomoc pro podnikatele, kteří chtějí mít přehled, ale nechtějí se stát účetními experty.
Proč „někdo na všechno“ není vždycky ta nejlepší volba
Nejprve jsme oslovili velkou místní firmu. Nabízeli účetnictví, daňové poradenství, mzdové listy a právní služby pod jednou střechou. Znělo to dokonale. Jenže dokonalost měla svou cenu, která byla pro nás příliš vysoká. A co bylo horší, náš kontakt byl velmi vzdálený. Mluvili jsme s asistentkou, která předávala dotazy dál. Naše specifické otázky ohledně DPH při prodeji do EU se ztrácely v systému. Uvědomili jsme si, že my nepotřebujeme korporát. Potřebujeme partnera, který rozumí malým firmám jako je ta naše.
Když složitost zabíjí podnikatelského ducha
Měl jsem známého, který si najal samostatného účetního na živnostenský list. Chodil k němu každý měsíc s krabicí účtenek. Jeho systém spočíval v tom, že si všechno zapisoval ručně do sešitu a pak to přepisoval do excelové tabulky. Když jsem ho viděl, jak v pátek večer luští, která účtenka patří k jaké dovolené, pochopil jsem jednu věc. Podnikání by mělo být hlavně o tvorbě hodnoty, ne o nekonečném papírování. Chtěl jsem najít cestu, jak být v obraze, aniž bych tomu musel obětovat víkendy.
Co jsme skutečně potřebovali? Průvodce, ne diktátora
Naše potřeby byly jednoduché, ale nikoli primitivní. Potřebovali jsme někoho, kdo nám pomůže nastavit systém od začátku, aby byl přehledný. Potřebovali jsme poradit s konkrétními věcmi: jak nastavit evidenci pro míchání vůní do svíček (které se stávají zásobami), jak správně účtovat nákup speciálních vosků z Polska a hlavně jak na režim DPH při prodeji do zahraničí. Nechtěli jsme jen osobu, která data přepíše do formuláře. Chtěli jsme někoho, kdo nám vysvětlí pravidla hry našeho konkrétního oboru.
Jak vypadá funkční spolupráce na dálku
Klíčem se ukázala být jasná komunikace. Namísto měsíčních schůzek jsme zavedli pravidelný krátký online hovor. Všechny doklady posíláme digitálně do sdíleného prostoru. Účetní je zpracuje a my vidíme stav v přehledné online aplikaci. Největší změna? Nemusím čekat do konce měsíce v nejistotě. Když přijde neobvyklá transakce, napíšu zprávu a do hodiny mám vysvětlení, jak ji zařadit. Tento systém nám ušetřil spoustu času a hlavně nervů.
Pět věcí, které bych dnes dělal jinak
Kdybych měl začínat znovu, neopakoval bych své chyby. Tady je pár praktických rad z naší zkušenosti.
- Neptejte se jen na cenu. Zeptejte se na konkrétní postup, jak budete spolupracovat den po dni.
- Požadujte ukázku toho, jak bude vypadat váš měsíční nebo čtvrtletní přehled. Je srozumitelný na první pohled?
- Zjistěte, zda má váš potenciální účetní zkušenost s firmami podobné velikosti a oboru. Jiné jsou náklady automechanika a jiné výrobce svíček.
- Nebojte se položit hloupou otázku hned na začátku. Pokud na ni dostanete srozumitelnou odpověď, je to dobré znamení.
- Domluvte se na zkušebním období. Žádný dlouhodobý závazek bez toho, abyste zjistili, zda vám styl práce daného člověka nebo firmy vyhovuje.
Naše cesta za účetním nebyla přímá. Bylo to spíše bloudění a učení se z omylů. Nakonec jsme našli způsob, který nám vyhovuje. Nefunguje to na principu „my jsme experti, vy nevíte nic“. Funguje to na principu průvodcovství. Někdo nám ukazuje cestu a vysvětluje pravidla, ale krok po kroku jdeme po ní sami. A to je ten nejdůležitější rozdíl. Nechceme, aby někdo podnikal za nás. Chceme jen, aby nám někdo pomohl podnikat lépe a s menšími obavami z účetního zatracení.